活动组织

本文说明计算机协会组织一场活动的完整过程：策划、审批、借教室、宣传、人员分工、活动当天的执行，以及会后的学分申报、志愿者时长和报销。每个环节的详细流程见对应的页面。

概述

办活动的目的

• 为同学提供第二课堂学分。
• 为同学提供获得志愿者时长的机会。
• 扩大协会的影响。
• 提高成员的组织能力和技术水平。
• 为全校同学服务。

计协办过的活动

• 网络安全讲座（电信诈骗）。
• 电脑使用和维护讲座（CA101）。
• 电脑维修日（免费维修）。

以往活动的经验：

• CA101 讲座：面向全校新生，内容是基础的电脑使用技巧和常见问题的处理。需要有投影设备的多媒体教室。安排 1 到 2 名主讲人，时长约两小时。
• 维修日：计协最有代表性的活动。提前准备工具箱和备用配件（硅脂、螺丝刀套装等），并安排足够的维修人员。通常持续大半天，往届的时间安排见维修日。逐项筹备见维修日检查单。
• 网络安全讲座：可以邀请校内外专家主讲。提前准备演示设备和网络环境。

活动策划

确定活动方案

决定举办活动前，确定下面这些事项：

事项	说明
活动目的	活动要达到的目标
活动形式	讲座、维修日、工作坊、比赛等
目标受众	面向社员、面向全校、面向特定学院等
时间安排	选择不与考试周、校级活动冲突的时间
场地需求	教室大小、设备要求（参见借教室流程）
人员安排	主讲人、现场工作人员、签到人员等
预算估计	物料费、宣传费等（如有）

撰写策划书

策划书是活动审批的主要材料，提交给校团委或学院团委审批。用协会存档中的活动策划书模板起草。策划书包含下面的内容：

1. 活动名称
2. 主办单位：浙大宁波理工学院计算机协会
3. 活动背景和目的
4. 活动时间和地点
5. 活动流程：按时间顺序列出每个环节
6. 参与人员：组织者和预计参与者
7. 物资清单
8. 预算明细（如有）
9. 应急预案：设备故障、人员不足等突发情况的处理方法

写策划书时：

• 参考以往活动的策划书。在协会存档中查找。
• 在时间安排中留出余量。
• 应急预案至少包括主要环节出问题时的替代方案。

提交审批

把策划书提交给对应的审批部门：

• 院级活动：提交给学院团委
• 校级活动：提交给校团委

注意

在活动前至少 5 个工作日提交策划书。审批通常需要 3 到 5 个工作日。审批没有通过时，不能举办活动。

1. 提交策划书。
2. 主动询问审批进度。
3. 如果策划书被退回，按意见修改，再重新提交。

活动准备阶段

场地准备

借教室的流程见借教室。

宣传推广

• 线上宣传：通过协会公众号、QQ 群和朋友圈发布活动信息。
• 线下宣传：需要时，制作并张贴海报。
• 宣传内容：活动名称、时间、地点、对象和参与方式。

在活动前 3 到 5 天开始宣传。宣传太早，参与者容易忘记；宣传太晚，知道的人太少。活动前一天，在群里再发一次提醒。

物资准备

按活动类型准备物资：

讲座

• 演示文稿（PPT）
• 翻页笔
• 签到表 / 签到二维码
• 饮用水（如有预算）

维修日

• 螺丝刀套装、撬棒等维修工具
• 备用硅脂、散热贴
• 系统安装 U 盘（PE 系统 + Windows 镜像）
• 签到表 / 登记表
• 维修登记单（记录机主信息和维修内容）

人员分工

活动前，确定下面每个角色的负责人：

角色	职责
活动总负责	统筹全局，处理突发情况
签到人员	组织签到，记录出席信息
主讲人	讲座类活动的主讲（如适用）
现场工作人员	维持秩序、引导参与者、协助活动进行
摄影	拍摄活动照片，用于宣传和存档

活动当天

活动前

• 活动开始前 1 小时，确认教室已经开门。
• 检查教室设备（投影仪、麦克风、电源等）。
• 布置场地：摆放桌椅和物资，设置签到台。
• 确认所有工作人员到场，并清楚自己的任务。
• 准备签到工具。

活动进行中

• 安排专人负责签到。
• 按策划书的流程进行活动。
• 拍摄活动照片，至少包括全景、特写和互动场景。
• 控制时间，不要严重超时。
• 出现突发情况时，按应急预案处理。

活动结束后

• 恢复教室原状：桌椅归位，清理垃圾。
• 关闭教室设备、电源和门窗。
• 收集并整理签到记录。
• 清点并归还物资。

活动后续工作

第二课堂学分申报

活动结束后，负责人整理签到名单，按活动级别向素拓部或社团部申报。完整步骤、材料清单和所需时间见申请第二课堂学分。

招募志愿者

1. 填写志愿者招募表。写清楚志愿服务的具体内容和时长。
2. 把招募表交给青协秘书处。不要等到活动前一天才提交。

费用报销

先开发票。开票信息和完整流程见报销流程。报销时准备下面的材料：

• 正规发票（电子发票或纸质发票）
• 费用明细清单
• 活动的审批材料

注意

花钱之前，必须先获得审批。先花钱再补审批的开支可能不能报销。

• 发票抬头和金额必须与实际支出一致。
• 及时报销，不要拖到学期末。

活动总结与存档

活动结束后，完成下面的工作：

1. 写活动总结：回顾活动情况，记录经验和不足。
2. 整理照片：选出质量好的照片，用于宣传和存档。
3. 归档材料：把策划书、签到记录、学分申报材料和照片一起存档。
4. 总结讨论：与团队成员讨论这次活动的优点和缺点。

时间线模板

下表是一个典型活动从策划到完成的时间线：

时间节点	事项
活动前 3-4 周	确定活动方案，开始撰写策划书
活动前 2-3 周	提交策划书审批，启动教室借用流程
活动前 1-2 周	确认场地，开始宣传推广
活动前 1 周	确认人员分工，准备物资
活动前 3-5 天	发布宣传，招募志愿者
活动前 1 天	最终确认所有准备工作，发送活动提醒
活动当天	执行活动
活动后 1-3 天	整理签到记录，撰写总结
活动后 1-2 周	完成学分申报、志愿者时长录入、费用报销